别让加班主导你!做好时间管理不瞎忙

「加班」是职场人最熟悉不过的词彙。更多时候,它是主词,主导你我的生活步调;指导你我的行为準则。例如,要加班,只能取消帮男朋友、女朋友庆祝生日活动;要加班,爸爸不能回家吃晚饭,妈妈不能回家煮晚饭;要加班,运动休闲娱乐都得牺牲。

加班是身不由己还是习惯使然

别让加班主导你!做好时间管理不瞎忙

大陆平面媒体去年结合手机网站腾讯网,进行一项名为「职场人加班大调查」,参与活动人数达51,522人。根据调查结果显示,导致职场人加班最主要的原因在于:

①任务过于繁重,正常上班的8小时都做不完

②受控于客户要求,时间无法确定

③为了顺应上司的加班习惯

④常有突发性的紧急事件等原因。

然而,工作是在既定的上班时间内的行为。这不是最基本的常识吗?事实却并非如此,且总有些遗憾发生。2014年6月,一位在媒体公关业任职、年约40岁的女性员工,因长期在下班后还收到主管透过通讯软体交办工作而忙到深夜,最后竟过劳死。这则新闻要探讨的不光是主管的苛刻,或者员工要不要当责的问题,而是其中包含了工作分配、人力不均导致的无效劳动消耗,以及智慧资源的浪费。

但说到底,加班究竟是职场人的宿命,还是自己的习惯使然呢?

小心进步定律上瘾症

别让加班主导你!做好时间管理不瞎忙

哈佛商学院教授泰瑞莎‧ 艾默伯(Teresa Amabile) 研究当一个人工作表现优异,就会让他愿意投入更多(时间、精神、健康等),取得更多的「小赢」,然后每天都活在满满的成就感里,称之为「进步定律」(The Progress Principle)。职场人很享受处在这种「忙碌的成就感」而牺牲其他一切。

台湾知名的网路趋势专家米斯特六公司(Mr.6) 总经理刘威麟承认自己即有进步定律的「上瘾症」。他说:「短短2年内,我从上班族变成中小企业的老闆,公司从2009年起每年营收都成长2、3倍,达到接近1亿元的营业额。我觉得人生真的非常美好,我努力、获得讚赏、拥有成就,人生有什幺比这个更正向、更美好的呢?」

所以,他「早餐中午吃、中餐下午吃,因为压力大,又常在晚上加班后暴饮暴食;办公室到了晚上11点仍灯火通明,即便回到家也挂记着工作的事;因为随时都有很多事情必须思考,为了激发灵感、保持工作情绪,一天好几杯浓茶、咖啡已经成了习惯。」

直到进行例行健康检查报告,被诊断出患有巴氏食道症(食道腺癌有50%发生率是由巴氏食道症演变),剎那间感觉大好前程没了,职涯从高峰迅速往下坠落。原本充满自信的他才明白,为了成功与成就牺牲掉的人生,不值得鼓励。

 人生不该是挖东墙补西墙

别让加班主导你!做好时间管理不瞎忙

阿物国际创办人林思吾曾经也是「进步定律」上瘾症的一员。经历爱人差点分手、朋友远离、事业出现瓶颈才幡然醒悟,用力工作不如用心安排时间,不虚耗在任何无意义的加班,更要学会自己跟自己玩。

他说:「如果说人生是由4个圈圈组合而成,这些圈圈分别代表是工作、家人、朋友、健康。你会发现即便是把其中一个圈圈做到100分,做到溢满出来,但若其他圈圈没顾好,还是很容易就会垮掉的。人生不该是挖东墙补西墙。」

当林思吾对工作有这一番新体认后,他以身作则宣扬与力行企业的价值观。所以,阿物人6点必须準时下班。若6点钟一到,同仁还待在办事室里处理工作不肯走,就得接受罚钱的处罚。

不仅阿物国际这样做, 在荷兰的Heldergroen 公司更彻底落实零加班政策,每天6 点下班时间一到,Heldergroen 就会启动连接钢索的大型工业马达,使所有的办公桌连同桌上的电脑、没处理完的文件等通通一併自动升至天花板的凹槽内。除此之外,底下装有滚轮的椅子与其他相关办公家具都可以轻易地移动、收纳起来,不一会儿时间,平常工作的场所将全部都被清空,让你不下班也不行。

对时间善加利用的态度,就是对自己生命负责的态度。如何让自己加班更有效、更有意义,让自己的智慧投入能得到充份回报?先从改善自己时间管理,减少因效率低下、疏于计画造成的无意义加班着手。

时间管理加班价值大

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例如,广告业经年累月为了完美超凡的好点子付出辛劳,但在凯络媒体副总经理黄明威身上,却看不出这行业里经常描绘「在夜深人静看着万家灯火熄灭,在天色泛白的时候,踏着晨露姗姗归来」的工作苦楚。

关键就在于:他懂得将所有工作依照轻重缓急,排出处理顺序。黄明威接收工作任务的当下,就会立即在脑海中用矩阵图排列优先顺序,横轴是任务的紧急程度,纵轴则是重要程度,依照处理的优先顺序可以分为:

①紧急且重要

②重要但不急迫

③紧急但不重要

④不重要也不急迫

此外,黄明威也认为时间管理也很重要,他会把时间区隔成完整时间与零碎时间,并分别用来处理重要与不重要的工作。

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